1.  Rekisterinpitäjä

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Y-tunnus: 2094551-1

Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia

Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Tietosuojavastaava: Suvi Väänänen

Sähköposti: tietosuojavastaava@metropolia.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Scale Down -hankkeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteiskehittää modulaarinen robotiikan testausympäristö käytännön toteutuksen ja testauksen kautta, sekä näihin liittyvä raportointi, koordinointi, viestintä ja tulosten levittäminen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklaan 6(1)(e): 

• Yleistä etua koskeva tehtävä (ammattikorkeakoulun lakisääteinen TKI-tehtävä). 

Lisäksi viestintään ja julkaisuun liittyvissä tilanteissa voidaan käyttää artiklaa 6(1)(a): suostumusta.

4. Kerättävät henkilötiedot ja henkilötietoryhmät

Henkilöstörekisterin rekisteröityjä ovat hankkeeseen osallistuvien yritysten työntekijät, opiskelijat, asiantuntijat ja muut sidosryhmien edustajat.

Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• Organisaatio ja asema
• Osallistumistiedot tapahtumiin, työpajoihin ja projekteihin
• Mahdolliset valokuvat, videot tai äänitteet (suostumuksen perusteella)

5. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisterödyiltä itseltään sekä osallistuvilta organisaatioilta.

6. Tietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Hankkeen päätoteuttaja Metropolia Ammattikorkeakoulu
• Hankkeen osatoteuttaja Aalto-yliopisto
• EU-rahoituksen hallinnoinnista vastaavat viranomaiset (esim. EURA2021, Uudenmaan liitto)
• ICT- ja kehitysalustapalveluiden tarjoajat (esim. Robo Garage, AIoT Garage)
• Julkaisuissa ja tapahtumissa mukana olevat yhteistyökumppanit (vain suostumuksella)

Henkilöstörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.

7. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Lähtökohtaisesti Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekistereihin tallennettuja henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli se on tarpeen työskentelyyn tai opintoihin liittyvien IT-palveluiden toteuttamiseksi. Tällaiset siirrot arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Yleisin kohdemaa näissä tilanteissa on Yhdysvallat. Lisäksi henkilötietoja saatetaan siirtää esimerkiksi Intiaan, erityisesti silloin kun globaalit ICT-palveluntarjoajat hyödyntävät ulkoistettua Helpdesk-toimintaa tai teknistä käyttäjätukea.

Kaikki Metropolian henkilörekistereistä tapahtuvat kansainväliset tietosiirrot turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) luvun V mukaisilla suojatoimilla. Näitä ovat esimerkiksi:

• Euroopan komission antama tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (artikla 45), tai
• Komission hyväksymien vakiolausekkeiden (Standard Contractual Clauses, SCC) käyttö (artikla 46).

Vakiolausekkeet sisällytetään osaksi palveluntarjoajien kanssa tehtäviä henkilötietojen käsittelysopimuksia tai muita vastaavia sopimuksia. Siirretään vain ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä kyseisen palvelun toteuttamiseksi. Kaikki siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, ja siirron turvallisuudesta sekä tietosuojasta sovitaan erikseen sopimuksin.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirto on Metropolian rekisterinpitäjänä hyväksymä ja sitä edeltää dokumentoitu TIA-arviointi (Transfer Impact Assessment). Lisäksi sopimukseen sisällytetään EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet. Rekisterinpitäjä seuraa ja arvioi jatkuvasti kohdemaan tietosuojan tasoa. Tietojen siirto voidaan tarvittaessa toteuttaa myös muulla rekisterinpitäjän kirjallisesti hyväksymällä menettelyllä.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta hankkeen päättymisestä eli 31.12.2032 saakka. Säilytysaika perustuu EU:n rakennerahastorahoituksen raportointivelvoitteisiin, ammattikorkeakoululakiin ja tietosuojalakiin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa. Jos tulostaminen ei ole mahdollista, toimita vastaavat tiedot kuin lomakkeessa pyydetään osoitteeseen tietosuojavastaava@metropolia.fi. Sinua voidaan pyytää tunnistautumaan, jotta voimme vastata tietopyyntöön turvallisesti.

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröity voi tehdä tietopyyntöjä seuraavia aiheita koskien:

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

F. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi